転職先の企業から内定をもらった後、入社日までにはさまざまな書類の準備や手続きが必要になります。「何を準備すればいいの？」「どんな書類が必要？」と不安に感じる方も多いでしょう。
本記事では、転職者が入社前に知っておくべき手続きと、準備すべき書類について詳しく解説します。スムーズに新しい職場でのスタートを切るために、ぜひ参考にしてください。
入社手続きの全体像
転職時の入社手続きは、大きく分けて以下の3つに分類されます。
- 会社から渡される書類への対応
- 自分で用意する書類の準備
- 前職での手続き完了の確認
入社日までに余裕を持って準備することで、手続きに追われることなく新しい仕事に集中できます。
転職先の会社から受け取る書類と対応方法
会社から受け取る書類①雇用契約書・労働条件通知書
雇用契約書と労働条件通知書は転職先から最初に受け取る重要な書類です。給与、勤務時間、休日、福利厚生などの労働条件が記載されています。
この書類を受け取った時にすることは、以下の3つになります。
- 内容を細かく確認し、面接で聞いた条件と相違がないかチェック
- 署名・捺印して期日までに返送
- コピーを取って自分用に保管（企業側で就職者のものを用意してくれることもあり）
会社から受け取る書類②扶養控除等申告書
扶養控除等申告書は、税金の計算に必要な書類で、扶養家族がいない場合でも提出が必須です。
あなたの基本情報の他に、扶養している家族がいる場合はその情報も正確に記入しましょう。
また、最初の給与支払日の前日までに提出する必要があります。
会社から受け取る書類③入社誓約書
入社誓約書は、会社の就業規則や秘密保持義務に同意する全般の書類になります。反社誓約書や機密保持契約書など、企業によって一部ではなく数部に分けれていることもあります。
企業によっては、雇用契約書の条件と入社誓約書で違っていることもあるので、しっかり読んでおくことが大切になります。
違っていた場合は、口頭だけの回答ではなく、条件を変更してもらってから、署名・捺印するようにしましょう。
転職時に自分で用意する必要がある書類
次は転職する人が用意する書類になります。以下の5点と、場合によっては必要な書類があります。
転職時に自分で用意する必要がある必須の書類
まず、転職時に必要な必須の書類をお伝えします。
- マイナンバーカード
- 雇用保険被保険者証
- 年金手帳または、基礎年金番号通知書
- 給与振込口座の情報
- 源泉徴収票
この5つが必要になります。
転職時に自分で用意する必要がある必須書類①マイナンバー関連書類
マイナンバーカードは、社会保険や税金の手続きに必要です。
マイナンバーカードのコピーと合わせて本人確認ができる免許証などの顔写真付きの書類やマイナンバー記載の住民票などが必要になる場合があります。
企業によって必要な書類に違いがあるため、入社説明会や転職日初日に、企業に聞いておくとスムーズに進めることができます。
転職時に自分で用意する必要がある必須書類②雇用保険被保険者証
雇用保険被保険者証は、前職で雇用保険に加入していた方は必須の書類です。退職時に前の会社から受け取ることができるので、その保険者証を転職先の企業に提出しましょう。
紛失してしまった場合は、ハローワークで再発行の手続きが可能なので、入社日前までに再発行してもらっておきましょう。
転職時に自分で用意する必要がある必須書類③年金手帳または基礎年金番号通知書
年金手帳または基礎年金番号通知書は、厚生年金の加入手続きに必要です。
現在は年金手帳が廃止されたため、年金手帳を提出することも少なくなってきていますが、年金番号がわかる基礎年金番号通知書の提出が必要になります。
紛失してしまっている場合は、基礎年金番号通知書の再発行ができます。再交付申請書を作成して、最寄りの年金事務所に持ち込みましょう。国民年金加入者は、市町村の役所でも対応してもらえます。
転職時に自分で用意する必要がある必須書類④給与振込口座の情報
給与の振り込みに必要な情報です。
- 銀行名
- 支店名
- 口座種別
- 口座番号
と言った情報の他に、通帳の見開き1ページ目の名前や口座番号などが書かれている部分のコピーを求められることもあります。
また、企業によっては提携している銀行がある場合もあるため、提携先の銀行口座が転職者が保有していない場合、口座開設することもあります。
転職時に自分で用意する必要がある必須書類⑤源泉徴収票
源泉徴収票は年末調整をする上で必要な書類となるため、前職を退職した年と同じ年に転職する場合は必須になります。
提出を忘れてしまうと、転職者が自分で確定申告をする必要があります。
基本的に前の会社から、退職後１ヶ月以内に退職者に手元に届きます。
届かない場合は、前の会社に連絡しましょう。
転職時に場合によっては必要な書類
転職時に場合によっては必要な書類①健康保険被扶養者異動届
健康保険被扶養者異動届は、扶養家族がいる方のみ必要です。転職先の会社から用紙をもらって記入して、提出します。
住民票記載事項証明書
住民票記載事項証明書は、会社によっては提出を求められることがあります。市区町村の窓口やコンビニでもで取得することができます。
資格証明書
資格証明書は、業務に必要な資格がある場合（独占業務のある国家資格など）、そのコピーの提出を求められることがあります。
退職前の前職での手続き
転職をスムーズに進めるためには、前職から以下の書類を受け取っておくことが大切です。
前の会社から必ず受け取るべき書類
転職する際、前の会社から以下の書類を必ず受け取りましょう。
- 雇用保険被保険者証（上述）
- 源泉徴収票（上述）
- 年金手帳（会社が保管していた場合）
- 離職票（転職先が決まっていない場合のみ）
退職時の健康保険について
転職先の入社日まで期間が空く場合は、以下のいずれかの方法で健康保険に加入する必要があります。
- 国民健康保険に加入
- 前の会社の健康保険を任意継続
- 家族の扶養に入る
最もお得なのが、家族の扶養にはいるのが、お得に済ませることができます。
社会保険の切り替えについて理解する
退職する時に大切になるのが、「社会保険の切り替え」です。
社会保険は働き方によって、加入できるかに違いもあるため把握しておくことが大切です。
健康保険と厚生年金の手続きは？
転職先が適用事業所であれば、自動的に加入することになります。手続きは会社が行いますが、以下を理解しておきましょう。
- 正社員の場合：基本的に全員加入
- パート・アルバイトの場合：週の労働時間や月の労働日数によって判断
基本的に、必要な書類を会社に提出することで加入することができます。また、扶養する家族がいる場合はその情報の提供も必要になります。
雇用保険とは？
雇用保険は、働く人が失業した場合、あるいは育児・介護休業を取得した場合などに、生活費や休業中の給付金を支給し、安心して再就職や職場復帰ができるように支える役割を果たしています
週20時間以上働き、31日以上雇用される見込みがあれば加入対象です。
- 失業時の給付
- 育児休業給付金
- 介護休業給付金などを受け取ることができる
入社日までのチェックリスト
スムーズに手続きを進めるため、以下のチェックリストを活用しましょう。
入社1ヶ月前までに
入社2週間前までに
入社1週間前までに
入社当日
よくあるトラブルと対処法
転職をするとよくあるトラブルと対応方法をまとめました。
前の会社から書類が届かない
最も多いのが、雇用保険被保険者証や源泉徴収などの書類が届かないというものです。
- まずは前の会社の人事部に連絡
- それでも対応されない場合は、労働基準監督署に相談可能
- 源泉徴収票は税法で交付義務があるため必ず受け取れます
目安として2週間で連絡がなかったり、送付されなかった場合は前職に連絡しましょう。
雇用保険被保険者証を紛失した
雇用保険被保険者証を紛失してしまった場合は以下のような手順で再発行することができます。
- 雇用保険被保険者証再交付申請書をハローワークに提出する
- 郵送なら1〜2週間hほど、窓口なら即日に発行
マイナンバーカードを持っていない
最近は入社する時にマイナンバーの提出を義務化している企業も増えてきています。
万が一持っていない場合は以下のような方法で対応することができます。
- 通知カード＋身分証明書で対応可能
- マイナンバー記載の住民票
ただし、今後のためにマイナンバーカードの取得をおすすめします。
年金手帳が見つからない
年金手帳は2022年に4月1に廃止されたため、現在は基礎年金番号通知書に切り替わっています。
どちらも紛失している場合は、加入している年金事務所にお問い合わせすると再発行することができます。
- 国民年金（第1号被保険者）：住民登録している市区町村役場、または年金事務所
- 厚生年金（第2号・第3号被保険者）：勤め先（会社）を通じて年金事務所
また、最近は、年金手帳の代わりにマイナンバーを提出することで手続きが完了するケースが増えています。
転職後スムーズに手続きを進めるのためのアドバイス
1. 早めの準備を心がける
入社日ギリギリになって慌てないよう、内定が出たらすぐに準備を始めましょう。
2. 不明点は遠慮なく質問
わからないことがあれば、転職先の人事担当者に早めに質問しましょう。正確な情報で手続きすることが重要です。
3. すべての書類のコピーを保管
提出した書類のコピーは自分用に保管しておくと、後で確認が必要になった時に役立ちます。
4. 期限を守る
提出期限が決まっている書類は、必ず守りましょう。遅れると会社に迷惑がかかるだけでなく、自分の給与計算などに影響が出る可能性があります。
5. 個人情報の取り扱いに注意
マイナンバーなどの個人情報を含む書類は、紛失しないよう厳重に管理しましょう。郵送する場合は簡易書留など追跡可能な方法がおすすめです。
まとめ
転職時の入社手続きは、一見複雑に見えますが、必要な書類を整理して一つずつ対応すれば難しくありません。
- 会社から指示された書類リストをよく確認する
- 前の会社から受け取るべき書類は確実に入手する
- マイナンバー、雇用保険被保険者証、年金手帳、源泉徴収票は特に重要
- わからないことは早めに質問する
- 余裕を持って準備を進める
しっかりと準備を整えて、新しい職場で気持ちよくスタートを切りましょう。この記事が、あなたの転職を成功させる一助となれば幸いです。
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